O365 - Exchange

• Configurer le connecteur
• Affectation des e-mails aux clients
• Pièces jointes des e-mails

Configurer le connecteur

Configuration de la connexion

1. Enregistrer l'application

Se connecter sur https://entra.microsoft.com.

Cliquez maintenant sur « Enregistrements d’applications ».

Puis cliquez sur « Toutes les applications ».

Créez maintenant un nouvel enregistrement en cliquant en haut sur « Nouvel enregistrement ».

1. Sous « Nom » : saisir « DeDeSales Exchange Connector ».
2. Sélectionnez le type de compte pris en charge selon l’environnement. Si vous avez une seule instance : choisissez « Comptes dans cet annuaire organisationnel uniquement ».
3. Sélectionnez l’URL de redirection et saisissez « https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Ouvrez l’application que vous venez d’enregistrer en cliquant à nouveau sur « Azure Active Directory » > « Enregistrements d’applications » puis sur « DeDeSales Exchange Connector ».

1. Transmettez-nous l’ID de l’application.
2. Transmettez-nous également l’ID de l’annuaire.

Saisissez « DeDeSales Exchange Connector » dans la Désignation.

Sélectionnez une Période sous Valide jusqu’au.

Attention ! Avant l’expiration, une nouvelle clé doit être créée et communiquée, sinon la communication ne sera plus possible.

Cliquez maintenant sur Ajouter.

Copiez la « Valeur » en cliquant sur l’icône de copie à côté des caractères.

Attention ! Cela n’est possible qu’à ce moment. Si vous quittez la page, la clé secrète doit être recréée.

Fournissez-nous la clé secrète.

Cliquez sur « Autorisations API »

Cliquez sur « Ajouter une autorisation ».

Sélectionnez « API utilisées par mon organisation »

Puis :

1. Cherchez et cliquez sur « Office 365 Exchange Online ».
2. Sélectionnez maintenant « Autorisations d’application ».

Sous « Autres autorisations », sélectionnez « full_access_as_app ».

Cliquez sur « Ajouter des autorisations ».

Cliquez sur « Accorder le consentement de l’administrateur pour … ».

Assurez-vous de nous transmettre les informations suivantes par différents moyens, plusieurs e-mails, upload sécurisé, etc. :

1. ID de l’application
2. ID de l’annuaire
3. Valeur de la clé secrète client dans « Certificats & secrets »

Ces données donnent maintenant un accès complet aux données Exchange. La section suivante explique comment restreindre l’accès à certains comptes utilisateurs.

2. Restreindre l’accès aux messageries

Créez un nouveau groupe de sécurité activé pour la messagerie ou utilisez un groupe existant.

Créez maintenant une politique d’accès pour l’application.

Pour cela, exécutez la commande suivante dans Powershell en remplaçant les arguments AppId (=> correspond à l’ID de l’application de l’enregistrement de l’application) et PolicyScopeGroupId :

“New-ApplicationAccessPolicy -AppId e7e4dbfc-046f-4074-9b3b-2ae8f144f59b -PolicyScopeGroupId EvenUsers@contoso.com -AccessRight RestrictAccess -Description "Accès restreint pour le connecteur DeDeSales."

Attention ! En cas de modifications des accès des utilisateurs, par exemple lors de l’embauche d’un Collaborateur, le groupe de sécurité activé pour la messagerie doit être étendu en conséquence.

Configuration dans le backend DeDeSales

1. Enregistrer les données d’accès

Enregistrez les données d’accès dans le backend DeDeSales sous Configuration de base > Configuration > Accès à Exchange.

1. Configurer les comptes utilisateurs des Collaborateurs

Sous Configuration de base > Collaborateur, saisissez l’Adresse e-mail dans le champ « Boîtes aux lettres Exchange » pour chaque Collaborateur. Seuls les Collaborateurs pour lesquels ce champ est rempli auront également une Réduction des e-mails.

Veuillez noter que ces Collaborateurs doivent également être inclus dans le groupe de sécurité activé pour la messagerie si l’accès a été restreint.

Affectation des e-mails aux clients

Le dossier racine Msg est directement vérifié, les dossiers connus tels que Junk, Supprimé, Brouillons, etc. sont ignorés à l'exception de Inbox et SentItems.
Ainsi, tous les dossiers créés par l'utilisateur pour les e-mails sont pris en compte.

Si l'e-mail se trouve dans la boîte de réception ou dans l'un des sous-dossiers, nous vérifions l'expéditeur pour une correspondance parmi les contacts.

Dans le backend sous Configuration de base \ Configuration \ "Ignorer les domaines lors de l'importation d'e-mails", des domaines peuvent être saisis pour être rejetés.

De plus, sous Configuration de base \ Configuration \ "Correspondance des domaines pour les clients via l'e-mail complet", on peut définir pour quels domaines une correspondance complète doit être effectuée. Cela peut être des adresses générales, comme @gmx.de ou similaires.

Règles d'affectation :

1. Lire les destinataires (TO, CC)
2. Selon les paramètres du backend : 
   • correspondance exacte avec l'interlocuteur => l'e-mail est attribuée.
   • pas de correspondance exacte avec l'interlocuteur : la partie domaine de l'adresse e-mail est comparée avec l'entrée de la partie domaine de l'e-mail du débiteur
     • en cas de correspondance, l'e-mail est attribuée
     • en cas d'absence de correspondance, l'e-mail est ignorée
       
3. En cas de correspondance, l'importation et l'affectation sont effectuées.

L'affichage des e-mails Exchange se trouve dans le client sous Activités.

Si le module Opportunités est utilisé, une affectation automatique de l'activité Exchange à un lead/une opportunité est effectuée.

Règles d'affectation : 

Lead

1. Après identification du client 
2. Le client a-t-il un lead ? 
3. Le statut du lead est-il "En cours de traitement" ou "Reporté"
4. Alors affecter l'activité au lead.

Opportunité

1. Après identification du client
2. Le client est-il affecté à une opportunité ?
3. L'opportunité est-elle En cours de traitement
4. Alors affecter l'activité à l'opportunité

S'il y a plusieurs correspondances, la première est utilisée.

Pièces jointes des e-mails

Les pièces jointes des e-mails sont stockées dans le widget Documents.

1. Au niveau supérieur, il y a un dossier "E-Mail Attachments"
2. En cliquant dessus, des dossiers sont affichés (Toutes les pièces jointes des e-mails avec la date décroissante et l'objet de l'e-mail)
3. Les mêmes objets (sans les abréviations avant les deux-points pour Réponses et Suite) sont affichés groupés.
   • S'il y a plusieurs e-mails avec le même objet et plusieurs pièces jointes, elles se trouvent dans des sous-dossiers
4. Dans le dossier le plus bas se trouvent les fichiers eux-mêmes

Le widget est activé dans le backend sous <Rôle> / BASE / base des clients / Documents.

De plus, le paramètre Nextcloud doit être ajusté afin que les pièces jointes soient lues depuis le bon répertoire.